Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

• Naam: AeroVista Media (eenmanszaak)
• Handelsnaam: AeroVista Media
• Eigenaar/operator: William Spexgoor
• Vestigingsplaats: Lichtenvoorde, Gelderland, Nederland
• E-mail: info@aerovistamedia.nl
• Telefoon: 06 5757 4047
• Website: www.aerovistamedia.nl

AeroVista Media is als eenmanszaak niet wettelijk verplicht een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Privacy-gerelateerde vragen worden direct door de eigenaar behandeld.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die u zelf actief aan ons verstrekt. Wij verzamelen geen gegevens via tracking, advertentie-netwerken of het passief volgen van websitebezoekers. De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

2.1 Via het contactformulier op de website

• Naam (voornaam en/of achternaam)
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Projectomschrijving, locatie en gewenste dienst
• Inhoud van uw bericht

2.2 Via e-mail of telefonisch contact

• Naam en contactgegevens
• Inhoud van de communicatie
• Offertegegevens en projectdetails

2.3 In het kader van een opdrachtovereenkomst

• Naam en adresgegevens van opdrachtgever
• Facturatie- en betalingsgegevens (geen volledige bankgegevens)
• Locatiegegevens van de opdrachtlocatie
• Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor vluchtplanning en toestemmingen

2.4 Bijzondere categorieën persoonsgegevens

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG (zoals gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, biometrische gegevens of strafrechtelijke gegevens).

2.5 Beeldmateriaal

Dronebeelden kunnen personen bevatten als die zich op of nabij de opnamelocatie bevinden. Herkenbare personen op beeldmateriaal vallen onder de AVG. Wij treffen maatregelen om herleidbaar beeldmateriaal van derden waar mogelijk te vermijden of te anonimiseren, in overeenstemming met de Beleidsregels voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (AP) inzake drones.

3. Doelen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende, vooraf vastgestelde doelen:

• Beantwoorden van uw contactaanvraag — uw vraag, offerteverzoek of bericht verwerken en beantwoorden.
• Uitvoering van de overeenkomst — het plannen, uitvoeren en opleveren van dronefoto- en videodiensten.
• Administratie en facturatie — het opstellen en verzenden van offertes, facturen en opdrachtbevestigingen.
• Wettelijke verplichtingen nakomen — zoals belastingadministratie (bewaarplicht 7 jaar), vluchtregistratie en toestemmingsdocumentatie conform de Europese dronewetgeving (EASA/UAS-verordening).
• Kwaliteitsverbetering — het intern vastleggen van projectervaringen en feedback ter verbetering van onze dienstverlening. Dit betreft geen direct herleidbare persoonsgegevens tenzij u expliciet toestemming geeft.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor direct marketing, profilering, geautomatiseerde besluitvorming of doorverkoop aan derden.

4. Wettelijke grondslagen (AVG)

Iedere verwerkingsactiviteit is gebaseerd op ten minste één van de volgende wettelijke grondslagen als bedoeld in artikel 6 AVG:

• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (indien van toepassing) en voor het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal van derden.
• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — voor de verwerking van contactgegevens en projectdetails die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) — voor de bewaring van factuur- en administratiegegevens (fiscale bewaarplicht) en documentatie conform de dronewetgeving.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) — voor het beantwoorden van spontane contactverzoeken en het bijhouden van minimale klantadministratie, waarbij uw belangen en rechten voorop staan.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist:

• Contactaanvragen (niet uitgemond in opdracht): maximaal 6 maanden na het laatste contact.
• Opdrachtdossiers (inclusief facturen): 7 jaar na afsluiting van de opdracht (fiscale bewaarplicht Belastingdienst).
• Vluchtlogboeken en toestemmingsdocumentatie: minimaal 3 jaar conform EASA-verordening (EU) 2019/947.
• Beeldmateriaal met herkenbare personen: maximaal 1 jaar tenzij eerder door betrokkene wissing verzocht, of langer indien de opdrachtgever contractueel rechtsgeldig bewaring heeft afgesproken.
• E-mailcorrespondentie: maximaal 2 jaar na afsluiting van het project, waarna selectief archivering plaatsvindt conform fiscale verplichtingen.

6. Delen met derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting of met uw expliciete toestemming. De volgende verwerkers kunnen gegevens ontvangen in hun hoedanigheid als dienstverlener:

• Formspree (contactformulier): de inhoud van het contactformulier wordt via Formspree verwerkt en doorgestuurd naar ons e-mailadres. Formspree handelt als verwerker en slaat formulierdata tijdelijk op voor spamfiltering. Meer informatie: formspree.io/legal/privacy-policy.
• Cloudflare / Google (CDN-diensten): voor het laden van lettertypes en iconen worden technische gegevens (IP-adres, browsertype) naar deze partijen gestuurd. Dit is noodzakelijk voor het functioneren van de website. Zie ook ons cookiebeleid.
• Accountant/boekhouder: facturatiegegevens worden gedeeld met onze externe boekhouder voor de belastingaangifte, onder een verwerkersovereenkomst.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan advertentienetwerken, databedrijven of andere derden voor commerciële doeleinden.

Indien gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), geschiedt dit op basis van passende waarborgen zoals de EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.

7. Cookies en analytics

Voor informatie over het gebruik van cookies op onze website verwijzen wij naar ons cookiebeleid. In het kort: wij maken gebruik van één noodzakelijke cookie (cookieConsent) voor het opslaan van uw cookievoorkeur. Wij gebruiken op dit moment geen analytische of marketingcookies.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking of vernietiging. Deze maatregelen omvatten:

• HTTPS-beveiliging van alle webpagina's (SSL/TLS-certificaat).
• Versleutelde e-mailcommunicatie voor zover technisch mogelijk.
• Veilige opslag van klantgegevens op apparaten met toegangsbeheer en versleuteling.
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens — uitsluitend de eigenaar heeft toegang.
• Reguliere back-ups met beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang.

In geval van een datalek dat uw rechten en vrijheden ernstig bedreigt, zijn wij verplicht dit binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien relevant, u hierover te informeren.

9. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten. U kunt deze rechten kosteloos uitoefenen door contact op te nemen via info@aerovistamedia.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. In complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal 60 dagen worden verlengd, waarvan wij u tijdig op de hoogte stellen.

• Recht op inzage (art. 15 AVG) — u kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op gegevenswissing / recht om vergeten te worden (art. 17 AVG) — u kunt verwijdering van uw gegevens vragen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben deze te bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG) — u kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op bezwaar (art. 21 AVG) — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct-marketingdoeleinden.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG) — u kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te dragen.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG) — indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerder uitgevoerde verwerkingen aantast.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG) — wij passen geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering toe, dus dit recht is in de praktijk niet van toepassing.

Ter verificatie van uw identiteit bij een inzage- of wissingsverzoek vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs te overleggen, waarbij u het BSN-nummer en het pasfoto mag afschermen.

10. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

• E-mail: info@aerovistamedia.nl
• Telefoon: 06 5757 4047
• Website: www.aerovistamedia.nl